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Legislazione per archiviazione Email

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Obbligo conservazione email 10 anni prescritto dalla Legislazione

L’imprenditore ha l’obbligo di conservare per dieci anni i messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale, in quanto tali documenti di natura informatica rientrano, a tutti gli effetti, nella corrispondenza.
Gli articoli 2214-2220 del Codice Civile, a livello civilistico, e l’articolo 22 del D.P.R. del 29 settembre 1973 n. 600, a livello fiscale, impongono all’imprenditore, che esercita un’attività commerciale, la conservazione ordinata per ciascun affare e per un periodo di dieci anni degli originali, nonché delle copie, delle lettere, dei telegrammi, delle fatture ricevute.
L’obbligo di conservazione decennale riguarda solamente i messaggi a rilevanza commerciale tali da impegnare giuridicamente l’azienda verso l’esterno ovvero verso terzi nei riguardi dell’imprenditore, mentre i messaggi a contenuto non commerciale, come ad esempio le newsletter, e quelli di natura privata spediti o ricevuti dai dipendenti sulla posta elettronica aziendale sono esclusi dall’obbligo di conservazione, in quanto non impegnano giuridicamente o commercialmente l’impresa.
A seguito di varie pronunzie giurisdizionali di merito, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) ha riconosciuto alle e-mail valore di prova scritta, assimilabile al documenti cartaceo, così da permettere l’emissione di un decreto ingiuntivo.

Dal Sole 24 Ore (conservazione email)

I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni. Si tratta infatti di documenti informatici, che in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice civile. Le e-mail a contenuto commerciale vanno inoltre tenute e conservate anche a fini fiscali secondo l’articolo 22 del Dpr 600/1973. La nozione di corrispondenza si è notevolmente ampliata negli ultimi decenni, fino a comprendere inevitabilmente anche i messaggi di posta elettronica, a cui la…. continua a leggere
Alessandro Mastromatteo – Il Sole 24 Ore – leggi su http://24o.it/Nh5dg

Riferimenti normativi archiviazione eMail

Art. 22. DPR 29 settembre 1973, n. 600
Tenuta e conservazione delle scritture contabili

((Fermo restando quanto stabilito dal codice civile per il libro giornale e per il libro degli inventari e dalle leggi speciali per i libri e registri da esse prescritti, le scritture contabili di cui ai precedenti articoli, ad eccezione delle scritture ausiliarie di cui alla lettera c) e alla lettera d) del primo comma dell’articolo 14, devono essere tenute a norma dell’articolo 2219 del codice stesso e numerate progressivamente in ogni pagina, in esenzione dall’imposta di bollo. Le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite non oltre sessanta giorni)).
Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta anche oltre il termine stabilito dall’articolo 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie, salvo il disposto dell’articolo 2457 del detto codice. Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge. L’autorita’ adita in sede contenziosa puo’ limitare l’obbligo di conservazione alle scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso. Fino allo stesso termine di cui al precedente comma devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse.
Con decreti del Ministro per le finanze potranno essere determinate modalita’ semplificative per la tenuta del registro dei beni ammortizzabili e del registro riepilogativo di magazzino, in considerazione delle caratteristiche dei vari settori di attivita’.

Testo in vigore dal: 25-10-2001

Art. 2214 Codice Civile
Libri obbligatori e altre scritture contabili.

L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. (1).

Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.

(1) Si riporta un estratto dell’art. 16 D.Lgs. 24 giugno 1998 n. 213 “Disposizioni per l’introduzione dell’Euro nell’ordinamento nazionale”:

Art. 16. (Adozione dell’euro quale moneta di conto).

1. A decorrere dal 1º gennaio 1999 le imprese possono ad ogni effetto adottare l’euro quale moneta di conto al posto della lira. A decorrere dal 1º gennaio 2000 l’adozione dell’euro è obbligatoria.
2. Quando l’euro è utilizzato come moneta di conto, i documenti contabili obbligatori a rilevanza esterna riferiti ad una data compresa tra il 1º gennaio 1999 e il 31 dicembre 2001 possono essere ad ogni effetto redatti e pubblicati in euro. I documenti contabili obbligatori a rilevanza esterna riferiti a date successive devono essere redatti e pubblicati in euro.
3. Omissis
4. Nel periodo transitorio, dalla data di riferimento del primo documento contabile obbligatorio a rilevanza esterna redatto in euro, tutti i documenti riferiti a quella data e a date successive sono redatti in euro, salvo che ricorrano particolari ragioni da illustrare nei documenti anzidetti.
5. I dati comparativi, originariamente espressi in lire, da includere nei documenti contabili obbligatori a rilevanza esterna espressi in euro sono convertiti in euro adottando il tasso di conversione con la lira.
6. Il saldo delle differenze dovute alla traduzione in euro dei valori di conto espressi in lire può essere imputato direttamente in una riserva.
7. Ai documenti contabili obbligatori a rilevanza esterna redatti in euro nel periodo transitorio si applicano le disposizioni del comma 8.

Art. 2215bis Codice Civile
Documentazione informatica.

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.
Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.