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Rimozione dei metadati dai documenti

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Metadati: strumenti per la rimozione

I metadati nei documenti

I Metadati del documento sono informazioni su uno o più aspetti di un documenti di Word, presentazioni PowerPoint, fogli di calcolo Excel e file PDF che non sempre sono visibili alla persona che li crea, ma possono essere trovato dalla persona che li riceve successivamente. Commenti, traccia delle modifiche, testi nascosti, marcature, proprietà, allegati e segnalibri sono tutti esempi di metadati del documento. Le organizzazioni considerano tali informazioni sensibili e si attivano per ridurre il rischi di diffusione anche accidentale da parte dei dipendenti.

Cosa sono i metadati?

I metadati di un documento sono informazioni su uno o più aspetti del documento medesimo. Possono includere i dati su chi creato il file, la data di creazione, la data dell’ultimo accesso, la data dell’ultima modifica, la posizione dei file e così via.
Se si sta lavorando con i colleghi su un documento di Word, ad esempio, i metadati incorporati includeranno i dettagli relativi ad ogni collaboratore, ad ogni cambiamento e l’ordine in cui sono state effettuate le modifiche. Un avvocato non vorrebbe mai che questi dettagli fossero passati al consulente della controparte. Se può e sa come accendere alle ‘Revisioni’ allora questo accadrà. Word, Excel, PowerPoint, PDF, tutti creano metadati come routine, anche se ognuno di essi ne contiene tipi diversi.

Gestione del rischio metadati

La politica aziendale guida la gestione dei metadati e le policies dovrebbero essere applicate con accuratezza per evitare che i dipendenti possano mettere a rischio l’organizzazione. Tipicamente i metadati deveno essere rimossi dai documenti prima che vengano inviati in modo da impedire che le informazioni riservate o sensibili possano essere accidentalmente condivise con le persone sbagliate.
per questo motivo è fondamentale attuare politiche di controllo e rimozione dei metadati prima che i documenti lascino l’organizzazione.
Workshare permette tutto questo senza interrompere i flussi di lavoro o di imporre l’uso di appplicazioni aggiuntive.