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Metadati nei file Word

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I metadati contenuti nei file Word

Cosa sono i Metadati in Word?

I metadati Word sono informazioni su uno o più aspetti del documento di Word. Essi sono contenuti in un documento di Word in modo che non sempre siano visibili alla persona che lo crea, ma possono essere trovati da chi riceve il documento successivamente. Commenti, Revisioni, autori precedenti e versioni sono tutti esempi di metadati Word. Le organizzazioni considerano tali informazioni sensibili e vogliono impediche che i dipendenti possano involontariamente condividerli con le persone sbagliate.

Lista dei Metadati contenuti in un documento Word

Alto rischio

Traccia delle modifiche
Commenti
Testo più piccolo di 5pt
Testo nascosto
Testo bianco su qualsiasi sfondo
Autori precedenti
Versioni (Word 2003)
Versioning (Word 2003)

Rischio medio

Proprietà personalizzate
Variabili del documento
Macro
Revisori dei documenti
Annotazioni a penna
Routing slips (Word 2003)

Basso rischio

Note a piè
Codici di campo
Statistiche del documento
Proprietà native del software
Templates allegati
Smart tag (Word 2003/2007)

Come visualizzare i metadati Word

Gli utenti possono visualizzare i metadati memorizzati all’interno di documenti Word utilizzando un Metadata stripping tool. Quando un documento Word viene allegato a una e-mail, verrà visualizzata una notifica che avvisa l’utente della presenza di metadati Word. Una sintesi dei metadati Word nascosti in tutti gli allegati del documento viene visualizzata a destra del pannello e-mail. Un elenco più dettagliato dei metadati Word può essere visualizzato per ogni singolo documento.

Come rimuovere i metadati Word

I metadati Wordpossono essere facilmente rimossi utilizzando un Metadata stripping tool o strumento di lavaggio. Una volta che i metadati vengono identificati all’interno di un documento Word, gli utenti possono scegliere di rimuoverli ed estrarre i metadati da tutti i documenti. L’utente può in alternativa scegliere di modificare i metadati in un particolare file di Word.
Gli utenti possono modificare o rimuovere i metadati Word anche da web-mail, dalla posta inviata da un dispositivo mobile, o dalla posta inviata da un desktop per assicurarsi che le informazioni confidenziali rimangano private.