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Metadati nei documenti

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Metadati nei documenti: una facile caccia al tesoro!

Conosciamo i rischi contenuti nei metadati

rimozione metadati facile caccia al tesoroCostantemente condividiamo o trasmettiamo documenti, fogli di calcolo, presentazioni, file video e audio o qualunque altro tipo di contenuto digitale con persone di ogni parte del globo.
Non tutti sono consapevoli che tali file possono contenere informazioni private o sensibili, personali o aziendali sotto forma di metadati.
I metadati sono generalmente informazioni nascoste presenti in tutti i documenti e che riguardano uno o più aspetti del documento medesimo.

Citiamo alcuni metadati come esempio:

  • Data e ora di creazione del file
  • Indirizzo o locazione geografica del luogo dove il file è stato creato
  • Nome e cognome di tutti i redattore / revisori, dati dell’azienda, nome del computer o IP
  • Traccia di tutte le revisioni effettuate, note, commenti e testi nascosti
  • Formule e celle nascoste, macro, hyperlink, fogli di lavoro nascosti
  • Marcature, proprietà, allegati e segnalibri
  • …..e moltissimi altri ancora

La minaccia invisibile dei metadati

Scopri come i metadati possono creare problemi

La minaccia invisibile dei metadatiPare che ogni giorno esca una notizia in merito ad una nuova storia di dati sensibili finiti nelle mani sbagliate.
Notizie in merito a società o enti governativi che perdeno un database di clienti o di utenti particolari o un’organizzazione che sospetta che i suoi documenti siano controllati da enti governativi.
Questo tanto parlare di rischi legati alla gestione ed archiviazione dei documenti riservati o critici sta facendo sì che le aziende mettano in discussione i propri processi interni. Si effettuano quindi valutazioni in merito alle procedure interne di condivisione dei documenti e soprattutto alle metodologie di invio a soggetti esterni dei documenti.
Non si guarda solo a ciò che è visibile, ad esempio i dati di un foglio di lavoro in Excel, sempre più frequentemente sentiamo la parola “Metadati”.
Questo aumento di consapevolezza sui rischi è in realtà incoraggiante. finalmente le organizzazioni iniziano a sensibilizzarsi – e di conseguenza a sensibilizzare i propri membri – sul problema legato alla diffusione di dati sensibili e nascosti nei file che giornalmente si inviano a colleghi, collaboratori o a soggetti terzi.

Informazioni personali e dati nascosti memorizzati nei documenti Office

Documenti Office e Metadati

metadati nei file di officeIn un documento di Office è possibile salvare diversi tipi di informazioni personali e dati nascosti. Tali informazioni potrebbero non essere immediatamente visibili quando il documento viene aperto in un’applicazione di Office, ma è possibile che altri utenti riescano a visualizzarle o recuperarle. Le informazioni nascoste possono includere i dati aggiunti a un file mediante le applicazioni di Office allo scopo di consentire la collaborazione con altri utenti per la stesura e la modifica di un documento, nonché informazioni deliberatamente impostate come nascoste. I documenti di Office possono contenere i tipi di informazioni personali e dati nascosti seguenti:
  • Commenti, indicatori di revisione, versioni e annotazioni a penna Se si collabora con altre persone per la creazione di un documento, quest’ultimo potrebbe contenere elementi quali indicatori di revisione, commenti, annotazioni a penna o versioni. Tali informazioni possono consentire ad altri utenti di visualizzare i nomi di coloro che hanno lavorato a un documento, i commenti dei revisori e le modifiche apportate al documento.
  • Proprietà del documento e informazioni personali Le proprietà del documento, anche note come metadati, includono dettagli sul documento quali nome dell’autore, argomento e titolo. Possono inoltre contenere informazioni che vengono automaticamente mantenute nelle applicazioni di Office, ad esempio il nome dell’ultima persona che ha salvato un documento e la data di creazione di un documento. Se sono state utilizzate caratteristiche specifiche, il documento potrebbe anche contenere ulteriori tipi di informazioni che consentono l’identificazione personale degli utenti, quali intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione, percorsi di stampanti e informazioni sui percorsi file per la pubblicazione delle pagine Web.
  • Intestazioni, piè di pagina e filigrane Le intestazioni e i piè di pagina dei documenti di Word e delle cartelle di lavoro di Excel possono contenere informazioni. Nel documento di Word potrebbe inoltre essere stata aggiunta una filigrana.
  • Testo nascosto I documenti di Word possono contenere testo formattato come testo nascosto. Per verificare se nel documento in uso è presente testo nascosto, è possibile utilizzare Controllo documento.
  • Righe, colonne e fogli di lavoro nascosti In una cartella di lavoro di Excel possono essere nascosti righe, colonne e interi fogli di lavoro. Se si distribuisce una copia di un foglio di lavoro contenente righe, colonne o fogli di lavoro nascosti, altre persone potrebbero scoprire tali elementi e visualizzare i dati in essi contenuti.
  • Contenuto invisibile Le presentazioni di PowerPoint e le cartelle di lavoro di Excel possono contenere oggetti formattati come invisibili.
  • Contenuto all’esterno delle diapositive Le presentazioni di PowerPoint possono contenere oggetti che non sono immediatamente visibili perché trascinati nell’area esterna alla diapositiva. Tale contenuto può includere caselle di testo, ClipArt, grafica e tabelle.
  • Note presentazione La sezione Note di una presentazione di PowerPoint potrebbe contenere testo che non si desidera rendere pubblico, in particolar modo se le note sono state scritte unicamente per il relatore della presentazione.
  • Proprietà del server dei documenti Se il documento è stato salvato in un percorso su un server Document Management, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una libreria basata su Microsoft Windows SharePoint Services, potrebbe contenere ulteriori proprietà del documento o informazioni relative alla posizione del server.
  • Dati XML personalizzati I documenti possono contenere dati XML personalizzati che non sono visibili nel documento e che è possibile individuare e rimuovere mediante Controllo documento.

Fonte: Microsoft