Metadati come gestirli
Comosciamo i metadati
La stragrande maggioranza di noi non sa cosa siano i metadati, eppure sono presenti all’interno di ogni documento che creiamo ed hanno il potenziale per danneggiarci.
I metadati sono informazioni presenti in tutti i documenti ed ogni volta che si allegano ad una e-mail, i metadati vengono inviati con l’allegato. Poichè generalmente sono informazioni nascoste, è importante comprendere il rischio relativo alla diffusione dei metadati quando si condividono i documenti. All’estremo, fuoriuscite dei metadati del documento possono portare alla perdita di fiducia, a clienti arrabbiati o ad azioni disciplinari e comunque possono provocare gravi danni alla reputazione, scandali e cause legali, soprattutto quando è coinvolta la sicurezza sociale o i dati personali sensibili.
Strumenti di gestione on-line dei documenti
Gli strumenti di gestione on-line dei documenti consentono agli utenti di conservare tutti i loro documenti in un’area di lavoro online, evitando quindi di spargerli in unità condivise, catene di e-mail e chiavette USB. I documenti sono più organizzati e facilmente accessibili da parte di coloro che ne hanno bisogno e diritto. Workshare offre una soluzione sicura gestione dei documenti on-line che consente di archiviare i documenti, condivisi e confrontarli online.
Anatomia dei documenti: i Metadati
Metadati contenuti in
Word
Metadati contenuti in
Excel
Metadati contenuti in
PowerPoint
