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Comparazione documenti

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Confronto e comparazione documenti

workshare comparazione documentiComparazione tra differenti formati e versioni

Notoriamente è difficile confrontare in modo efficace e preciso, per esempio, testi Word con documenti PDF.
Senza l’impiego di validi strumenti, quando si hanno diverse bozze, versioni o revisioni di uno stesso documento, non si hanno molte alternative se non affiancare due finestre a monitor e confrontarne il contenuto ad occhio, oppure stampare i documenti e confrontarli manualmente con il vecchio sistema dell’evidenziatore.

Ovviamente sono due metodi lenti e poco efficaci, ma soprattutto non garantiscono la perfetta – o per lo meno accurata – riuscita dell’operazione.

Confronto documenti PowerPoint

Comparazione PowerPointworkshare comparazione documenti powerpoint

La comparazione dei documenti PowerPoint per molti settori, tra cui i servizi professionali e consulenziali è un fattore ad alta criticità.
comparazione documenti-Workshare powerpointConfrontare manualmente due versioni della medesima presentazione in PowerPoint è un lavoro gravoso e soprattutto di difficile esecuzione, basti ricordare le principali funzionalità del software di MS Office: inserimento di testi, immagini, hyperlinks, note e commenti o oggetti. Immaginate poi se più persone lavorano contemporaneamente sulla medesima presentazione, controllarne manualmente le versioni e le specifiche modifichè è pressochè impossibile.
Gli utenti richiedono quindi un’applicazione che consenta loro di visualizzare rapidamente e con precisione ogni singola modifica, il responsabile di progetto esige che tutto possa essere accuratamente verificato prima della diffusione del file.

Confrontare documenti ovunque

workshare comparazione documenti off-lineComparazione Off-Line

Quando più persone operano sul medesimo documento le versioni del documento si moltiplicano.
Si otterranno differenti versioni che variano tra loro, anche se in minima parte.

Nemmeno lo sguardo più attento sarà in grado di percepirne ogni modifica.

In casi come questo è indispensabile disporre di strumenti in grado di tenere traccia del documento originale, effettuare la comparazione delle varie versioni ed evidenziare tutte le modifiche apportate, anche da terzi, evitando così errori pressochè certi.

Comparazione On-Lineworkshare comparazione documenti on-line

Condividere documenti e concedere agli utenti la possibilità di effettuare variazioni on-the-fly è la soluzione indubbiamente più comoda e veloce, ma  presenta problematiche proprie.

Lavorando su un documento in tempo reale ed in team è praticamente impossibile tenere una traccia accurata di chi ha modificato cosa e quando, senza dimenticare che aumenta il rischio di perdere la versione originale del documento stesso.

Lavorare su un documento condiviso inoltre potrebbe generare sovrascritture, quando ad esempio due o più persone modificano contemporaneamente la stessa sezione.

Ricerca delle modifiche nei documenti

workshare comparazione documenti ricerca modificheRicerca ed evidenziazione delle modifiche

Individuare tutte le modifiche apportate ad un documento, soprattutto se si tratta di documenti di molte pagine, può risultare un lavoro immane e comunque non esente da errori.

Trasmettere un documento via email ad un collaboratore e riceverlo modificato, per esempio, è abituale per chi lavora in team.

Procedura, che se analizzata, non può certamente essere considerata affidabile.