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Condivisione e collaborazione di documenti da dispositivi mobili

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Nuovi strumenti di lavoro

Condividere documenti in sicurezza senza complicazioni

collaborazione e condivisione Nuovi strumenti di LavoroiPad, Tablet e Smartphone strumenti quotidiani di lavoro

Il modo in cui gli utenti si aspettano di collaborare oggi è guidata dal proliferare di nuovi strumenti informatici. L’avvento dell’iPad ha segnato l’inizio della fine del controllo da parte degli IT Manager. Il contesto di Bring Your Own Device (BYOD), sempre più diffuso, dove i dispositivi personali sono utilizzati anche sul posto di lavoro per condividere e sincronizzare documenti, rappresenta una sfida per le Aziende.
Le aziende di oggi sono costrette ad una scelta tra due opposte correnti: l’IT desidera policies restrittive per garantire la sicurezza, mentre gli Utenti richiedono maggiore flessibilità per quanto riguarda l’accesso ai propri documenti.

Ciò che l’Utente desidera, prima o poi lo ottiene!collaborazione e condivisione Ciò che l’utente desidera

In questa fase di maggiore mobilità, gli utenti vogliono essere in grado di condividere idee e lavorare con i propri documenti sempre e ovunque, anche al di fuori dell’ufficio. Ancora più importante, desiderano applicazioni semplici da usare e senza grosse complicazioni dettate dalle politiche di sicurezza. Se questi requisiti non sono soddisfatti, gli utenti troveranno un modo alternativo per affrontare il loro lavoro, anche se così facendo potrebbero comprometterne la sicurezza aziendale, d’altra parte… il fine giustifica i mezzi.
Un esempio molto semplice, ma tipico, illustra questa problematica: quando allegati e-mail superano i limiti di dimensione della cassetta di posta, l’utente può scegliere di utilizzare un servizio non garantito, tipo Dropbox, per inviare una copia al proprio tablet o condividerla con altri, che ovviamente non sono nè autorizzati nè gestiti. Si tratta di un processo di lavoro non approvato e che resterà sconosciuto all’IT, che in sostanza ne perde il controllo – in pratica nessuno saprà a chi è stato inviato o con chi è stato condiviso uno specifico documento.
Questo “modus operandi”, diventa particolarmente preoccupante quando il documento è di natura critica o sensibile: non vi è alcun modo di controllare, proteggere o anche solo scoprire se i contenuti confidenziali siano stati trasmessi a terzi.

Condivisione sicura: esigenza di ogni Azienda

collaborazione e condivisione esigenze aziendaliMaggiore protezione dei propri dati

Sicurezza nel contesto di condivisione di file e di collaborazione significa evitare potenziali violazioni dei dati. Se consideriamo settori altamente regolamentati, qualsiasi violazione dei dati può avere gravi implicazioni per l’organizzazione: azioni legali costose, ingenti multe o titoli sui media a dir poco imbarazzanti. I documenti spesso contengono metadati nascosti, come note o commenti, che non si vogliono far uscire dall’organizzazzione, le aziende necessitano quindi un buon livello di controllo sui contenuti digitali. Ogni sistema di condivisione file utilizzato deve supportare un framework di sicurezza che può bloccare, pulire o selezionare una metodologia differente e migliore per inviare un documento, ciò in base alle informazioni che esso contiene.

Collaborazione documentale e sicurezza un binomio perfetto

Unire collaborazione e sicurezzacollaborazione e condivisione unire collaborazione e sicurezza

Anche se non esiste un’unica soluzione (il famoso silver-bullet), le organizzazioni possono eliminare la distanza tra le esigenze di flessibilità tipiche degli utenti e le esigenze di sicurezza dettate dall’organizzazione scegliendo un sistema di condivisione file e collaborazione di livello enterpise, che offre uno spazio di lavoro sicuro accessibile solo agli utenti ed ai dispositivi autorizzati e la possibilità di impostare politiche di controllo dei contenuti digitali, proteggendo così i dati aziendali.

Nella realtà aziendale odierna sono le necessità a guidare l’azienda. Se l’It vuole riprendere il controllo deve avere la possibilità di bloccare un sistema che rende disponibili i contenuti o che consente agli utenti di accedere condividere e collaborare senza alcun controllo.
La semplice condivisione dei files non è sufficiente, anzi è pericolosa!
L’applicazione di policies predefinite sui ciò che può essere condiviso e conchi, sulla pulizia dei metadati, sulle autorizzazioni e sulle metodologie di trasferimento dei file di grandi dimensioni dovrebbe essere alla base del sistema. E’ altamente consigliabile che i documenti non vengano inviati via mail direttamente, ma archiviati in un ambiente sicuro ed inviati al destinatario via posta elettronica mediante Link protetti dedicati.

L’amministrazione delle metodologie di condivisione, lavorazione e conservazione dei documenti e la sicurezza dei flussi di lavoro e degli ambienti di archiviazione e collaborazione sul posto di lavoro, combinatcon le procedure ed i protocolli correttamente definiti, saranno la risposta ad entrambe le esigenze, oggi divergenti, di funzionalità e semplicità per gli utenti da un lato e di sicurezza per l’azienda dall’altro.